Jak wybrać bezpieczny komunikator biznesowy? Sprawdź znaczenie E2EE, zarządzania użytkownikami, prywatności i kontroli dostępu w firmie.
Służbowy komunikator to dziś część infrastruktury bezpieczeństwa
Firmowe rozmowy dawno przestały ograniczać się do krótkich wiadomości. Pracownicy przesyłają w komunikatorach pliki, zdjęcia, dane klientów, informacje o projektach, linki do systemów wewnętrznych i ustalenia, które jeszcze kilka lat temu trafiały wyłącznie do poczty elektronicznej. To wygodne, ale jednocześnie tworzy kolejny kanał, przez który mogą wypłynąć poufne informacje.
Najczęstszy błąd polega na założeniu, że każda popularna aplikacja z szyfrowaniem end-to-end nadaje się do komunikacji biznesowej. Samo E2EE jest ważne, lecz nie odpowiada na pytania o zarządzanie użytkownikami, kontrolę urządzeń, odebranie dostępu po odejściu pracownika czy rozdzielenie kontaktów prywatnych od służbowych.
Szyfrowanie chroni treść, ale nie rozwiązuje wszystkiego
W komunikacji firmowej trzeba patrzeć szerzej niż tylko na sposób przesyłania wiadomości. Znaczenie ma również to, jakie dane o użytkownikach przechowuje dostawca, czy konto wymaga prywatnego numeru telefonu, gdzie znajdują się dane oraz czy administrator może centralnie zarządzać politykami i dostępem.
Dlatego wybierając szyfrowany komunikator, warto analizować cały model bezpieczeństwa, a nie pojedynczą funkcję w aplikacji. Dla organizacji istotne są m.in. szyfrowanie end-to-end, ograniczenie zbieranych danych, możliwość zarządzania użytkownikami oraz kontrola nad tym, kto może uczestniczyć w firmowej komunikacji.
Co dzieje się, gdy pracownik odchodzi z firmy?
To jeden z najlepszych testów dojrzałości komunikatora biznesowego. W prywatnej aplikacji konto należy zazwyczaj do użytkownika i jest powiązane z jego numerem telefonu lub osobistym adresem e-mail. Administrator firmy może nie mieć realnej możliwości natychmiastowego odebrania dostępu do historii rozmów czy firmowych grup.
W rozwiązaniu projektowanym dla biznesu taki scenariusz powinien być przewidziany od początku. Konto pracownika powinno dać się wyłączyć centralnie, a dostęp do kontaktów i kanałów firmowych powinien wynikać z polityki organizacji, nie z prywatnych ustawień użytkownika.
Prywatny komunikator i komunikator firmowy mają inne zadania
Popularność aplikacji konsumenckiej jest zaletą w kontaktach prywatnych, ale w środowisku biznesowym może stać się ograniczeniem. Firma potrzebuje możliwości definiowania zasad, kontroli dostępu i egzekwowania polityk bezpieczeństwa. Ważne jest też oddzielenie życia prywatnego pracownika od komunikacji służbowej.
W organizacjach przetwarzających dane poufne znaczenie może mieć także możliwość hostowania rozwiązania we własnym środowisku lub wyboru modelu wdrożenia zgodnego z wymaganiami bezpieczeństwa. Nie każda firma potrzebuje identycznej architektury, dlatego wybór powinien wynikać z analizy ryzyka, a nie wyłącznie z popularności aplikacji.
Na co zwrócić uwagę przed wdrożeniem?
Przed wyborem narzędzia warto sprawdzić, czy organizacja może centralnie tworzyć i usuwać konta, ograniczać wybrane funkcje, zarządzać dostępem oraz kontrolować sposób udostępniania danych. Dobrze też zweryfikować, czy komunikator ogranicza ilość zbieranych informacji i pozwala zachować prywatność pracowników bez utraty kontroli administracyjnej.
Bezpieczna komunikacja nie polega tylko na zaszyfrowaniu wiadomości. W firmie równie ważne jest to, kto ma dostęp do kanału i czy organizacja potrafi ten dostęp skutecznie odebrać. Dopiero połączenie kryptografii z zarządzaniem użytkownikami odpowiada na realne potrzeby biznesu.
Źródło: artykuł partnera, fot. Pixabay/ CC0
