Dodano: 02 listopad 2018r.

Obieg dokumentów w firmie – elektronicznie znaczy ekologicznie

Elektroniczny obieg dokumentów stosuje się z różnych powodów. Może to być lepsza wymiana informacji pomiędzy działami, projektowanie, wygodniejszy dostęp do dokumentacji i sprawniejsze zarządzanie projektami, wymogi ustawowe, jak na przykład w służbie zdrowia. Warto pamiętać, że to również znaczna redukcja wpływu na środowisko naturalne.

 

Dokumenty w firmie a ekologia

W wielkich korporacjach, ale i w mniejszych firmach powstają dziennie ogromne ilości dokumentów. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa – ich ilość wzrasta. Niektóre muszą przyjmować formę tradycyjną. Jest również wiele takich, które nie mają odgórnie ustalonego wzorca. Do nich należą wewnętrzne regulaminy, procedury, a także krążące między pracownikami na co dzień wewnętrzne zlecenia, briefy, przesunięcia magazynowe i pobrania w przypadku fizycznych produktów. To ogromne ilości papieru, gdyby wszystko było drukowane. I w wielu przypadkach niestety nadal stosuje się w dużym stopniu dokumentację papierową. Tymczasem rezygnacja z niej to nie tylko zmniejszenie ilości zasobów naturalnych, które są zużywane do produkcji papieru. To także rzadsze jego zakupy (a więc mniej paliwa ja transport i oszczędność finansowa dla firmy), mniejsze rachunki za energię, gdy nie trzeba wszystkiego drukować i kserować.

Dlaczego potrzebujesz systemu zarządzania dokumentami?

Nawet jeśli znaczna część tego, z czego chcesz zrezygnować w swojej firmie, to dokumenty wewnętrzne i nieformalne, potrzebny jest system zarządzania dokumentami. Rezygnacja ze zużywania papieru musi skutkować zastąpieniem go innym rozwiązaniem. Wiadomo, że coś, na co naniesiono pieczątkę i podpis, ma większą moc. A mówiąc bardziej formalnie: ma gwarancję, że zostało odebrane, przyjęte do wiadomości, zatwierdzone lub odrzucone. Dlatego trzeba je zastąpić zatwierdzaniem elektronicznym, tak aby w systemie znajdowały się akceptacje, adnotacje oraz to, przez czyje ręce przeszedł dany dokument. Systemy komputerowe do obiegu dokumentów są o wiele skuteczniejszą opcją niż wysyłanie e-maili. Te można mimowolnie przegapić, ponadto możliwość zarządzania nimi jest ograniczona – nie można robić tego pomiędzy użytkownikami w czasie rzeczywistym, podczas gdy odpowiednie rozwiązania przeznaczone do zleceń i innych dokumentów pozwalają pracować w grupie nanosząc kolejne uzupełnienia.

Elektroniczne dokumenty – oszczędność dla środowiska i nie tylko

Obieg dokumentów w firmie przeprowadzany w formie elektronicznej to oszczędność ogromnych ilość papieru w ciągu roku. Bardzo ważne jest w dzisiejszym świecie, aby odpowiedzialność za ochronę środowiska przyjmowali nie tylko konsumenci, ale i środowiska pracy, gdzie potencjalnie wytwarza się dużo odpadów i wykorzystuje dużo energii. Pokazanie, że da się to zrobić w firmie, daje dobry przykład i motywuje pracowników. Ponadto pomaga budować wizerunek odpowiedzialnego społecznie biznesu. W przypadku dużej konkurencji taka postawa może być kartą przetargową w walce o pracowników i klientów. Nie sposób nie wspomnieć, że inwestycja w ekologiczne rozwiązania w biznesie już teraz może się opłacić, kiedy w przyszłości stanie się obowiązkowa. Wyprzedzając możliwe nowe wymogi, nie będziemy musieli wydatkować na nie środków w kolejnych latach. Więcej więc wtedy pozostanie do dyspozycji chociażby ja inwestycje. Także zwiększające wydajność i redukujące wpływ na środowisko.