Jeśli prowadzisz biuro, to z pewnością przechowujesz w nim różne ważne i poufne dokumenty. Instalacja systemu bezpieczeństwa pozwoli zapobiec ich zniszczeniu lub kradzieży. Przyda się także jako ochrona przed dostępem nieupoważnionych osób. Zobacz, jak się za to zabrać.
Obecnie nawet w najmniejszym biurze przechowuje się ważne firmowe dokumenty. Firmowe archiwa są miejscem, gdzie trzymamy faktury, szczegóły transakcji, dane pracowników i kontrahentów, podpisane umowy oraz rachunki do faktur. Najgorsze, co może nas spotkać to ich zniszczenie, kradzież lub wgląd niepowołanych osób. Konsekwencją mogą być kary finansowe, a nawet postępowanie sądowe. Aby tego uniknąć, coraz więcej szefów firm inwestuje w system zabezpieczeń do biura. Przekonajmy się, na czym taki system polega.
Podstawową kwestią jest miejsce przechowywania dokumentów. Zgodnie z przepisami prawa muszą być one zabezpieczone przed zniszczeniem i dostępem osób trzecich. W przypadku małych firm absolutnym minimum musi być szafka zamykana na klucz. Jeśli segregatorów z dokumentami jest więcej, konieczna będzie pancerna, zamykana szafa. W przypadku dużych przedsiębiorstw dobrze jest zaś stworzyć oddzielne pomieszczenia do przechowywania dokumentów, czyli archiwum.
Biurowe archiwum najlepiej jest umieścić w pomieszczeniu bez okien lub z oknami antywłamaniowymi. Tak, aby nie można się było do niego dostać z zewnątrz budynku. Kolejna sprawa to drzwi zamykane przy pomocy bardziej zaawansowanej kontroli dostępu. Dobry będzie zamek elektroniczny na kartę magnetyczną lub kod. Tak aby każdy pracownik posiadał własny klucz dostępu.
Do ochrony biurowego archiwum przed włamaniem lub zniszczeniem przyda się ponadto monitoring. Najlepsze będą kamery wandaloodporne z możliwością rejestracji nagrań oraz funkcje umożliwiające wyraźny odczyt także w nocy. Zasięg kamery powinien obejmować zarówno całe pomieszczenie archiwum, jak i wejście do niego. Obsługa monitoringu także jest istotną kwestią do rozważenia. W samej firmie możemy stworzyć małe pomieszczenie do kontroli, z monitorami i możliwością odtwarzania nagrań. Taki kąt szef może zainstalować także w swoim biurze. Jeśli zdecydujemy się na zakup urządzeń działających z wykorzystaniem sieci internetowej, podgląd tego, co dzieje się w archiwum, można będzie mieć także zdalnie, np. z domu.
Poza pomieszczeniem, pancernymi szafami, monitoringiem i kontrolą dostępu warto jest wzbogacić system bezpieczeństwa o alarm oraz rozwiązania przeciwpożarowe. W przypadku zaprószenia ognia w pobliżu dokumentów łatwo ulegną zniszczeniu, a odtworzenia danych może być trudne. Ponadto za niepoprawne przechowywanie akt osobowych i innych grożą kary. Dlatego czujniki dymku dostępny w sklepie Montersi.pl - https://www.montersi.pl/czujki-dymu oraz system alarmowy sygnalizujący dym lub ogień to coś, w co warto zainwestować.
Źródło: Artykuł partnera
